Vyhodnocení plnění opatření a úkolů u organizačního celku

Jaroslav MORAVČÍK

Klíčová slova

Vyhodnocení, cíl, úkol, opatření, finanční prostředky, dílčí úkol, nedostatek, přebytek
 

Úvod

Rozkaz ministra obrany číslo 24/2010, čl. 15 ze dne 5. května 2010, Plánování činnosti a rozvoje v rezortu Ministerstva obrany (dále jen rozkaz) [1], ukládá vedoucím zaměstnancům zpracovávat vyhodnocení splnění opatření a úkolů, včetně využití peněžních prostředků, za každé čtvrtletí a předkládat je svým  nadřízenéným ke schválení.

V současné době je vyhodnocení zpracováváno na standardizovaném formuláři, který je tiskovým výstupem z modulu hodnocení aplikačního programového vybavení věcné plánování (dále jen APV VP). Formulář obsahuje komentář vyjadřující plnění úkolů v rámci jednoho cíle s vyjádřením stavu, tj. plněn, splněn nebo neplněn, a vyjádření stavu čerpání finančních prostředků, které obsahuje slovní vyjádření jejich využití a zhodnocení, zda výše zůstatku finančních prostředků postačuje do dalšího období k plnění plánovaných úkolů.

Takto zpracované vyhodnocení lze spíše chápat jako výkaznictví. Neobsahuje část, ve které jsou stanovena opatření k odstranění odchylek vůči plánovanému průběhu plnění úkolů. Je logické, že formulace opatření k odstranění odchylek vyžaduje analýzu příčin vzniku těchto odchylek, v čemž APV VP nemůže nahradit lidský rozum.

Z výše uvedeného důvodu bude vhodné doplnit dokument k čtvrtletnímu vyhodnocení o část shrnující závěry z vyhodnocení splnění opatření a úkolů za dané období, na základě kterých pak vedoucí zaměstnanec organizačního celku stanoví opatření k odstranění odchylek v rámci své porady k vyhodnocení. Cílem tohoto článku je poskytnout určitý vzor této části vyhodnocení.

1. Současný stav

Obrázek č. 1 Soustava cílů rezortu a hierarchie jejich věcného rozpracování (Pramen: vlastní [2])

Jedním z principů plánování, které jsou stanoveny rozkazem, je, že ,,plánování vychází z aplikace metody řízení podle cílů ..." (viz článek 4, písmeno a). Podstatou metody je, že v procesu plánování jsou managementem organizace stanoveny cíle, na které navazuje jejich konkretizace plnění podřízenými prvky ve formě úkolů. Aplikace cílově orientovaného rozpočtování využívá ty samé cíle k sestavení rozpočtu organizace, čímž je umožněno vyjádření potřeby finančních prostředků k jejich realizaci v závislosti právě na konkretizaci plnění. Z uvedeného vyplývá, že musí být stanovena určitá úroveň řízení v rámci organizace, nad kterou je řízení prováděno pomocí sledování plnění cílů, a pod kterou je řízení prováděno hodnocením plnění úkolů, které byly stanoveny v rámci konkretizace plnění cíle. Současně musí být určen i časový parametr, kdy je sledováno plnění cílů a kdy plnění úkolů.

Dne 26. října 2011 vydala Rada ministra obrany pro plánování Metodiku střednědobého a ročního plánování rezortu MO, čj. 613-1/2011-3691 (dále jen metodika) [2]. Metodika stanovuje, že soustava cílů rezortu MO, která podle rozkazu obsahuje 3 úrovně cílů, je rozpracovávána do (věcných) úrovní opatření(1), úkolu(2) a činností(3) (viz obrázek č. 1).

Jednotlivé úrovně cílů a jejich opatření, úkoly a činnosti jsou stanovovány v rámci plánovacího procesu. Jak je definováno v rozkaze, cíle 1. úrovně jsou dlouhodobými strategickými cíli a vyplývají z poslání rezortu MO. Cíle 2. úrovně jsou střednědobé a cíle 3. úrovně jsou cíli programů činnosti a rozvoje, které jsou zpracovávány pro:

• Ministerstvo obrany a jemu přímo podřízené subjekty;
• Armádu České republiky;
• Vojenské zpravodajství;
• Vojenskou policii.

Opatření a úkoly jsou stanoveny organizačními celky k cílům 3. úrovně v rámci procesu tvorby střednědobého plánu činnosti a rozvoje rezortu MO.

Z takto sestavené ,,rozšířené" soustavy cílů lze usoudit, že cíle by měly být chápány jako průřezové, a jednotlivé organizační celky by měly stanovit opatření, úkoly a činnosti, kterými přispějí k plnění daného cíle. Může se stát, že jeden organizační celek bude přispívat k plnění několika cílů bez ohledu na jeho podřízenost.

Tímto je dána úroveň, kde se sleduje plnění cílů (správci programů, což v podmínkách AČR je NGŠ AČR) a kde splnění opatření a úkolů (v podmínkách AČR se jedná hlavně o organizační celky AČR).

2. Vyhodnocení splnění opatření a úkolů

Z článku číslo 15 rozkazu vyplývá, že čtvrtletně organizační celek vyhodnocuje splnění opatření a úkolů, včetně čerpání finančních prostředků. Z hlediska poskytnutí informační podpory vedoucímu organizačního celku k řízení plnění opatření a úkolů, ve vazbě na využívání finančních prostředků, je vhodné poskytnout informace, které by umožnily přijímat účinná opatření k odstranění odchylek v plnění úkolů a opatření daného cíle právě ve vazbě na výši finančních prostředků, které jsou v dané chvíli k dispozici na realizaci jednotlivých opatření a úkolů.

Jak vlastně provádět čtvrtletní vyhodnocení za tímto účelem. Z rozboru obsahu článku číslo 15 vyplývá, že je potřebné určit metodu:

1. věcného vyhodnocení plnění úkolu;
2. vyhodnocení čerpání finančních prostředků.

V procesu plánování, zejména v procesu tvorby ročního plánu, jsou jednotlivým úkolům stanoveny činnosti, které zpětně budou sloužit pro potřebu vyhodnocení. Prvním krokem věcného vyhodnocení splnění úkolu je vyjádření stavu plnění činnosti, kterým může být: splněno, plněno nebo neplněno. Splněním činnosti se rozumí stav, kdy realizace dané činnosti byla v době zpracování vyhodnocení ukončena. Plněním činnosti se rozumí stav, kdy realizace dané činnosti v době zpracování vyhodnocení ještě probíhá, tj. není ukončena. Neplněním se rozumí stav, kdy realizace dané činnosti ještě nenastala nebo nebyla zahájena z nějakého důvodu. Tento důvod bude uveden v komentáři vyhodnocení splnění úkolu.

Obrázek č. 2 Grafické vyjádření splnění úkolů (vzor) (Pramen: vlastní)

Druhým krokem je vyjádření jednotlivých stavů činností u daného úkolu, pomocí kterého pak bude možné konstatovat, na kolik procent je daný úkol plněn. Daný úkol je plněn na tolik procent, kolik jeho činností bylo již splněno.

Příklad možného grafického vyjádření je uveden na obrázku č. 2. Na ose ,,x" jsou uvedena čísla úkolů s označením vedoucích oddělení, kteří daný úkol podle plánu plní. Grafické zobrazení umožňuje rozdělit zobrazené úkoly na ose ,,x" po opatřeních za daný cíl. Osa ,,y" je stupnice k odečtu procentuální hodnoty počtu splněných, plněných a neplněných činností. Jednotlivé sloupce pak barevně vyjadřují, kolik procent z celkového počtu činností u daného úkolu je splněno (zelená), plněno (žlutá) a neplněno (červená), které jsou doplněny o nominální hodnoty v jednotlivých stavech.

S využitím údajů na obrázku č. 2 lze pak konstatovat, že:

1. úkol xx01 je k termínu zpracování vyhodnocení plněn na 55 % (6 činností z celkových 11 je splněno, což činí právě 55 %), jeden úkol zatím není plněn, protože jeho realizace je naplánována na pozdější termín; nebo
2. úkol xx03 je plněn na 65 % a ze dvou činností jedna nemohla být zahájena z důvodu ... (uvést důvod a co bylo odpovědným zaměstnancem učiněno k předejití tomuto stavu, protože činnost je neplněna). Komentář bude rovněž obsahovat odůvodnění pokračování realizace určité činnosti, která podle plánu měla být dokončena před termínem zpracování vyhodnocení (tato činnost je vykazována jako ,,plněno").

Z obsahu článku číslo 15 lze odvodit, že vyhodnocení čerpání finančních prostředků by mělo obsahovat vyjádření, kolik finančních prostředků z přiděleného limitu již bylo vyčerpáno a kolik ještě zůstává na realizaci plánovaných činností. Otázkou je, na které úrovni sledovat čerpání finančních prostředků, aby bylo možné v kombinaci s vyhodnocením plnění opatření a úkolů odpovědět na otázku, jestli zůstatek finančních prostředků bude postačovat na splnění zbývajících úkolů (plněných a neplněných).

V odpovědi je nutné vzít v úvahu skutečnost, že ne vždy byla úroveň úkolu využita k vyjádření finanční potřeby na realizaci cíle 3. úrovně. V některých případech to byla úroveň opatření, jindy úroveň dílčího úkolu. Určité opatření, úkol nebo dílčí úkol byly v návrhu státního rozpočtu stanoveny ke sledování specifických výdajů nebo příjmů, což vychází z požadavku Ministerstva financí ČR. V tomto případě, tato opatření, úkoly nebo dílčí úkoly nejsou uvedeny v ročním plánu, a tudíž nejsou předmětem vyhodnocení podle rozkazu.

Logicky by se dalo usoudit, že nejvhodnější úrovní k vyhodnocení čerpání finančních prostředků je opatření, protože buď bylo vytvořeno právě k vyjádření finanční potřeby, nebo obsahuje agregaci finančních prostředků, jejichž výše vyplývá z výše finančních prostředků u jeho úkolů. V některých případech je finanční potřeba úkolu rovněž vyjádřena agregací finančních potřeb na jeho dílčí úkoly. V praxi však může nastat situace, že u některého organizačního celku bude možné vyhodnocovat čerpání finančních prostředků na úrovni úkolu. Z toho důvodu bude na rozhodnutí vedoucího zaměstnance, na jaké úrovni (opatření anebo úkol) vyhodnocovat čerpání finančních prostředků, aby v kombinaci s vyhodnocením splnění opatření a úkolů bylo možné konstatovat, zda zbývající finanční prostředky postačují ke splnění zbývajících úkolů.
Pro potřeby tohoto článku byla zvolena varianta, že u organizačního celku lze provádět vyhodnocení čerpání finančních prostředků na úrovni úkolů.

Obrázek č. 3 Vyjádření čerpání finančních prostředků (v tis. Kč) (Pramen: vlastní)

Prvním krokem ve vyhodnocení čerpání finančních prostředků je shromáždění dat o výši limitu, využitých a zbývajících finančních prostředků. Doporučuje se vzít v úvahu i tzv. blokované finanční prostředky, které jsou vyčleněny k realizaci platby, ale ke dni zpracování vyhodnocení ještě platba nebyla realizována. V praxi však blokovaná výše finančních prostředků ne vždy odpovídá výši za realizovanou platbu.

Druhým krokem je procentuální vyjádření využití finančních prostředků. Na obrázku č. 3 je uveden příklad vyjádření, kde na ose ,,x" jsou uvedena čísla úkolů s označením vedoucích oddělení, kteří daný úkol podle plánu plní, a na ose ,,y" je stupnice k odečtu procentuální hodnoty využitých, blokovaných a zbývajících finančních prostředků. Jednotlivé sloupce pak barevně vyjadřují, kolik procent finančních prostředků je vyčerpáno (modře), blokováno (červená) a zbývá (zelená), které jsou doplněny o nominální hodnoty zbytku.

Podle údajů z příkladu lze konstatovat, že u úkolu číslo xx03 je k dispozici ještě přes 70 % finančních prostředků a nejvíce finančních prostředků je vyčerpáno u úkolu xx01 (80 %).

Z obrázku rovněž vyplývá, že k realizaci úkolů xx02 a xx06 nebyly v procesu tvorby rozpočtu vyžádány finanční prostředky, resp. k jejich realizaci budou využity finanční prostředky, které byly organizačnímu celku přiděleny v rámci limitu na osobní mandatorní výdaje (v návrhu státního rozpočtu na rok 2013 jsou tyto prostředky zahrnuty u opatření s číslem 98) nebo pro zabezpečení jeho činnosti (opatření číslo 99) [3].

Čtvrtletní vyhodnocení by se nemělo orientovat jenom na konstatování ,,minulosti", tj. vykazování, na kolik procent jsou opatření a úkoly splněny a kde jsou nedostatky v jejich plnění nebo jaká je situace ve využívání přidělených finančních prostředků. Z hlediska řízení realizace opatření a úkolů je vhodné, aby vyhodnocení poskytlo i informaci o možném dalším vývoji v plnění plánovaných úkolů a opatření, a to jak z věcného, tak i z finančního hlediska. Z věcného hlediska vyjádření počtu neplněných činností napovídá, kolik činností je potřeba v ročním horizontu ještě splnit. Z finančního hlediska se jako vhodnější jeví vyjádřit, zda zůstatek finančního limitu, stanovený rozdílem mezi výší přiděleného limitu a výší vyčerpaných finančních prostředků k termínu zpracování vyhodnocení, bude postačovat na realizaci zbývajících činností v rámci úkolu. Podstatné k tomuto vyjádření je určit vhodné kritérium, na jehož základě se porovná věcné plnění opatření a úkolů s čerpáním finančních prostředků.

Nejjednodušším kritériem je vycházet z předpokladu, že v daném čtvrtletí by měl být úkol plněn na určité procento a stejné procento finančních prostředků by mělo být vyčerpáno (např. za první čtvrtletí by se mělo jednat o 25 %, druhé 50 % atd.). Jednoduchým srovnáním procenta plněných a nesplněných úkolů s procentem zbývajících finančních prostředků bude možné vyvodit, jestli vznikne přebytek nebo nedostatek finančních prostředků. Na základě dat z příkladu (obrázky č. 2 a č. 3), která jsou za druhé čtvrtletí (tj. mělo by být splněno 50 % úkolů a vyčerpáno 50 % finančních prostředků u každého úkolu), by možný závěr vyjadřoval, že:

• u úkolu xx01 může vzniknout nedostatek finančních prostředků, protože ke splnění 45 % činností je k dispozici 20 % z přidělené výše finančních prostředků (zahrnuta i procentuální výše blokovaných finančních prostředků);
• u úkolu xx03 může vzniknout přebytek finančních prostředků, protože ke splnění 35 % činností je k dispozici přes 70 % z přidělené výše finančních prostředků (zahrnuta i procentuální výše blokovaných finančních prostředků).

Jako objektivnější se jeví způsob, ve kterém se bude vycházet z reálných hodnot, jehož podstatou je, že jednotliví vedoucí zaměstnanci, kteří jsou odpovědni za plnění daného úkolu, budou schopni doložit, zda výše zbývajících finančních prostředků bude postačovat k realizaci zbývajících činností v rámci daného úkolu. K tomu musí mít k dispozici kalkulaci nákladů na realizaci jednotlivých činností, aby mohlo být konstatováno, jestli vznikne nedostatek nebo přebytek finančních prostředků k realizaci daného úkolu v dalším období.
Tabulka 1 Data k vytvoření grafů na obrázcích č. 2 a 3

---